Ihre Aufgaben

• Unterstützung des Managements bei täglichen organisatorischen, administrativen und lokalen Themen
• Freundlicher und professioneller Empfang von Besuchern sowie Unterstützung von Mitarbeitenden vor Ort
• Enge Zusammenarbeit mit der remote tätigen Assistenz bzw. Sekretariat
• Übernahme digitaler Backoffice-Aufgaben, z. B.:
  • Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen
  • Erstellung und Formatierung von Word-Dokumenten
  • Bearbeitung weiterer Office-Dateien und administrativer Unterlagen
• Organisation und Koordination von:
  • Teamveranstaltungen und Meetings
  • Feiern und sonstigen Teamaktivitäten
  • Catering und Bewirtung
• Organisation und Betreuung der Besprechungsräume
• Verwaltung von Büromaterialien und Koordination von Lieferungen
• Kommunikation und Abstimmung mit externen Dienstleistern und Lieferanten
• Koordination und Nachverfolgung von Wartungs- und Instandhaltungsanfragen
• Nachverfolgung offener Aufgaben und Sicherstellung einer termingerechten Bearbeitung
• Unterstützung bei ausgewählten IT-Anwendungsfreigaben als autorisierte Vertretung
• Unterstützung bei lokalen Themen im Bereich EHS (Environmental, Health & Safety) und Erste Hilfe
• Absolvierung der erforderlichen E-Learnings und Unternehmensschulungen zu EHS, Erster Hilfe und Arbeitssicherheit
• Sorgfältiger und vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen

Ihr geforderte Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung und praktische Erfahrung
• Ausgeprägte Serviceorientierung sowie ein freundliches, höfliches und professionelles Auftreten
• Sehr gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
• Sicherer Umgang mit Microsoft PowerPoint, Word, Excel und gängigen Office-Anwendungen
• Proaktive, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Fähigkeit, Aufgaben eigenständig zu priorisieren und konsequent nachzuverfolgen
• Hohe Verantwortungsbereitschaft und ausgeprägtes Organisationstalent
• Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Bereitschaft, sich in EHS-, Erste-Hilfe- und Arbeitssicherheitsthemen einzuarbeiten und die erforderlichen Schulungen zu absolvieren
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; beide Sprachen sind zwingend erforderlich

Rahmenbedingungen

• Arbeitszeit: ca. 4 Stunden pro Tag
• Arbeitstage: Montag bis Freitag
• Arbeitsort: Vor Ort (On-site)
• Enge Zusammenarbeit mit dem lokalen Management und dem remote tätigen Sekretariat

English Version:

We are looking for a friendly, polite, and well-organized person to support our local office and management team.

This is an on-site, part-time role for about four hours per day. The person will work closely with our remote secretary and support tasks that need a local presence.

Your Main Tasks
Support the manager with daily office and local topics.
Welcome visitors and support employees in a friendly and professional way.
Work closely with the remote secretary.
Provide digital back-office support, including preparing PowerPoint presentations, Word documents, and other office files.
Organize team events, meetings, celebrations, catering, and other team activities.
Manage meeting rooms, office supplies, deliveries, suppliers, and maintenance requests.
Follow up on open tasks and support selected IT application approvals as an authorized proxy.
Support local EHS and first-aid topics.
Complete required self-learning and company training for EHS, first aid, and workplace safety.
Handle confidential information carefully.

Your Required Skills and Experience
Vocational training and experience in hospitality, hotel reception, guest services, concierge services, office support, or a similar service role.
Strong service attitude and a polite, professional manner.
Good skills in PowerPoint, Word, Excel and common office applications.
Good organization and communication skills.
Proactive, reliable, and able to work independently.
Fluent German and English are both mandatory.
Willingness to learn and complete EHS and first-aid training.

Assignment Details
Working time: About four hours per day
Working days: Monday to Friday
Work location: On-site