Aufgaben:

• Durchführung verschiedener täglicher Routineaufgaben
• Kalender- und Terminmanagement
• Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Management-Terminen
• Protokollführung bei Meetings
• Planung und Durchführung von Workshops (inkl. Raum- und Locationbuchungen, Cateringkoordination sowie Bereitstellung der erforderlichen Arbeitsmaterialien)
• Reiseplanung und Reisekoordination
• Abstimmung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
• Abwicklung von Bestellungen
• Bedienung interner Bestell- und Servicetools für Dienstleistungen, Hardware und projektbezogene Anforderungen
• Koordination von Abstimmungen mit internen und externen Stakeholdern
• Überwachung des Informationsflusses
• Pflege der Papierablage und des elektronischen Archivs
• Erstellung von Präsentationen
• Erstellung von Berichten
• Anfertigung statistischer Übersichten
• Erstellung von Anweisungen und Dokumentationen
• Unterstützung bei der Einführung und Integration neuer Bürotechnik und Bürosysteme
• Tätigkeit als Gleitzeitbeauftragte/r für PT

Anforderungen:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder vergleichbare Qualifikation)
• Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management- oder Verwaltungsbereich
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
• Erfahrung im Kalender- und Terminmanagement
• Kenntnisse in der Organisation und Koordination von Dienstreisen sowie der Reisekostenabrechnung
• Erfahrung in der Organisation von Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Kenntnisse im Umgang mit digitalen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystemen
• Erfahrung mit internen Bestell- und Servicetools (SAP oder vergleichbare Systeme von Vorteil)
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift